Article 1 : Siège social. (article 4 des statuts)
Le siège social est situé 4 rue Jules Ferry – Espace Jean Zay à CHALON-SUR-SAONE – 71.
Article 2 : Cotisations. (article 10 des statuts)
Les adhésions à la Société courent du 1er octobre de chaque année jusqu’au 30 septembre de l’année suivante.
Les cotisations sont fixées par le Conseil d’Administration ; elles sont actuellement les suivantes (décision du 5 septembre 2011, applicable à partir du premier octobre 2011)
- Membres actifs : 12 €
- Couple : 20 €
- Membres Bienfaiteurs : au gré du membre bienfaiteur.
Les cotisations sont valables pour la période du 1er octobre au 30 septembre suivant.
Il est rappelé (article 10 des statuts) que les cotisations doivent être réglées dans les trois premiers mois de l’exercice au plus tard, faute de quoi le membre est considéré comme démissionnaire.
La cotisation d’un nouvel adhérent réglée à partir du 20 aout sera valable pour l’année en cours et la suivante.
Article 3 : Activités. (article 3 des statuts)
Le président dirige les délibérations lors des réunions. Il donne son accord pour l’organisation des excursions et des expositions publiques.
- Les réunions au jour et heures fixés par le bureau sont en principe hebdomadaires avec deux périodes de relâche (en période hivernale d’une part et en période estivale d’autre part). Elles sont dans la mesure du possible annoncées par voie de presse.
Les personnes étrangères à la Société peuvent participer à ces réunions à condition d’être présentées par un membre actif sous sa responsabilité. Cette pratique tolérée, ne doit évidemment pas devenir une habitude.
Le (la) secrétaire rédige, aidé par des adjoints, les procès verbaux si nécessaire . - Expositions publiques : il est organisé chaque année, en principe le troisième dimanche du mois d’octobre une Exposition Mycologique et Botanique comportant une partie annexe dont le thème est déterminé chaque année. D’autres expositions ponctuelles peuvent avoir lieu.
- Les excursions et sorties sont organisées en fonction des circonstances et des désirs formulés par les Sociétaires.
Il est obligatoire de faire partie de la Société pour y participer. Au cas où des personnes non membres de la Société désireraient y participer, il leur sera demandé de prendre une adhésion dès leur deuxième sortie.
Il appartient cependant à chacun des participants d’être couvert par une assurance personnelle pour les risques encourus, en particulier l’assurance rapatriement. - Un bulletin annuel relatant les activités de l’année est publié si possible à l’époque de l’exposition Mycologique.
D’autres publications ponctuelles, occasionnelles peuvent également avoir lieu.
Les publications de la société se font sous la responsabilité du Bureau qui détermine les articles ou mémoires qui devront être imprimés par la Société.
Article 4 : Bibliothèque.
Le Bibliothécaire est chargé du classement et de la conservation des ouvrages, mémoire, livres, brochures appartenant à la société.
L’accès à la bibliothèque est prévu pour consultation, lors des séances ordinaires et sur demande en dehors de ces séances.
Les membres de la société auront la possibilité d’emporter des ouvrages, à condition de laisser un reçu sur le registre prévu à cet effet par le bibliothécaire et de laisser un fantôme à la place de l’ouvrage et d’opérer eux mêmes dans un délai d’un mois la restitution en bon état des ouvrages qui leur auront été confiés.
Les livres et le matériel réservés a la détermination pourront être empruntés en fin de réunion sous réserve d’être restitués au début de la réunion suivante.
Article 5 : Collections.
Le(s) Conservateur(s) recueille(nt) et classe(nt) tous les objets de sciences naturelles offerts à la Société et veillent à leur conservation.
La mise à disposition de matériel et de collection appartenant à la société, à des sociétaires ou sous sa responsabilité devra faire l’objet d’une délibération du bureau ou de l’accord du son conservateur
Tous les livres et objets de collection acquis par la société ou offerts (reçus en don) porteront autant que possible l’estampille de la Société et le nom du donateur.
Article 6 : ADMINISTRATION. (Article 8 des statuts)
Le Conseil d’Administration se réunit au minimum deux fois par an (première réunion après l’Assemblée Générale pour élire le Bureau, Décembre pour préparer l’Assemblée Générale) ou exceptionnellement à la demande du Bureau. Les réunions sont présidées par le Président, à défaut par un Vice-président.
Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité simple des présents. Si les membres du Conseil d’Administration assistant à une réunion sont en nombre pair et en cas d’égalité des voix lors d’un scrutin, le vote qui a été émis spontanément par celui qui préside emporte la décision sans qu’il soit nécessaire d’instituer un second tour. Si le vote a lieu à bulletin secret, en cas d’égalité des voix c’est celui qui préside qui doit prendre la décision.
Article 7 : ASSEMBLEE GENERALE. (article 11 des statuts)
L’Assemblée Générale est fixée par le Conseil d’Administration ; elle a lieu dans les deux premiers mois de l’année civile. 15 jours avant cette date les membres reçoivent une convocation avec l’ordre du jour.
Article 8 : ELECTIONS. (Article 8 des statuts)
Sont électeurs les membres de la Société à jour de leur cotisation depuis plus de 6 mois.
Chaque tiers du Conseil d’Administration ayant exercé durant trois années consécutives, sera automatiquement sortant.
En cas de départ d’un membre du Conseil d’Administration en cours d’exercice, son remplaçant, est choisi lors de la prochaine Assemblée Générale : il suit le sort du membre parti.
La convocation à l’Assemblée Générale doit mentionner les noms des membres sortants de l’année et éventuellement ceux des membres partis qui doivent être remplacés.
L’Assemblée Générale décide s’il y a lieu de modifier le nombre des membres du Conseil d’Administration (au plus 18 d’après l’article 8 des statuts).
Les candidats doivent se faire connaître auprès du Secrétaire au début de l’Assemblée Générale.
La liste des candidats est établie par ordre alphabétique des noms des candidats, avec mention pour les membres sortants du Conseil d’Administration.
Si le vote a lieu à bulletins secrets le dépouillement des bulletins de vote est effectué par une commission de 3 membres comportant au maximum 2 membres du Conseil d’Administration.
Un bulletin est déclaré nul s’il comporte des noms ne figurant pas sur la liste proposée ou s’il comporte plus de noms qu’il n’y a de postes à pourvoir.
Les résultats sont proclamés par le Président en exercice.
Sont déclarés élus les candidats qui ont le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité des voix obtenues, c’est le candidat le plus âgé qui est déclaré élu.
Le Conseil d’Administration se réunit de suite pour désigner le Bureau conformément à l’article 8 des statuts.
L’Assemblée Générale désigne deux vérificateurs aux comptes.
Article 9 : publication et communication
Toute communication faite a l l’ensemble des membres de la société au nom de la société devra être préalablement approuvée soit par le bureau, son président ou le conservateur.
Toute correction, transformation ou rajout (hormis l’orthographe) pouvant modifier l’esprit du texte sera soumis a l’approbation de l’auteur avant diffusion, auteur dont le nom apparaîtra en bas de la publication.
Article 10 : Admission, obligations et contraintes des membres
Toute demande d’adhésion comporte obligatoirement l’acceptation des présents statuts et règlements.
Le bureau se réserve le droit, après enquête, de refuser l’adhésion d’un nouveau membre sans avoir à fournir de justification.
La qualité de membre se perd par démission, par le non-paiement de la cotisation annuelle, ou par exclusion prise en assemblée générale, sur proposition du bureau, en raison d’une atteinte grave aux intérêts de la société.
Règlement intérieur adopté en Conseil d’administration du 1er février 2009
modifié le 5 septembre 2011 (montant des cotisations)
modifié le 17/01/16 (article 2, 9 & 10 )